Superar Urgencia
Se da en empresas por distintos motivos:
- En algunos casos porque crecen rápidamente en facturación y necesitan una rápida adecuación a esa nueva realidad.
- También aparece en situaciones de cambio imprevisto de su ecosistema natural, sus nichos de mercado….. Un cambio en las reglas de juego, una nueva reglamentación…..
- sencillamente está integrada en la cultura de la empresa.
Es una situación sencilla de diagnosticar por la visibilidad de sus comportamientos y es muy fiable a la hora de diseñar un proyecto de Transformación.
Ya en mis primeros contactos observo un importante nivel de stress. Tanto el empresario como su equipo están focalizados en la urgencia diaria.
Entradas y salidas de los despachos… «¿tienes un momento?. Acabamos de recibir este mail …. ¿qué hacemos?»
Abordando este tema con los responsables su respuesta tiende a ser:
“Todos los días estamos en la misma situación. No tengo agenda porque no merece la pena, me la cambian constantemente. Me paso el día apagando fuegos. A ver qué me espera hoy».
Y la jornada en el que no hay un fuego que apagar descansan:
«Por fin un poco de tranquilidad. Así deberían ser todos los días”.
Curiosamente esta situación se “instala” en la cultura de la empresa, se diría que se socializa, la adrenalina que genera, al ir de aquí para allá…dejarse llevar
«No tengo tiempo para reuniones, bastante hago con resolver todas las urgencias, estoy pendiente todo el día. No puedo hacer nada más¡¡».
Te comparto distintas «escenas» de proyectos con empresas que vivían en la urgencia permanente:
- La Responsable de Planificación y Logística colgada al teléfono intentando cuadrar la agenda con terceros y con los transportistas para las expediciones diarias. Los habituales problemas con los inventarios , «NO hay forma de que cuadren los stocks».
- El Director de Producción a todas horas en la planta para comprobar si las órdenes de fabricación consiguen el rendimiento previsto y se cumplen los plazos. «¿Planificación anual?. Con tanto cambio NO tengo tiempo que perder.»
- La Directora de Calidad con el foco en los pedidos para expedir, casi sin tiempo para realizar los análisis y rogando para que se cumplan las especificaciones. «NO alcanzo más allá del control de calidad.»
- La Responsable de Contabilidad haciendo juegos malabares con la tesorería y con retrasos en la facturación. «Estoy muy preocupada, NO vamos a poder resolver la situación financiera».
- El Director Comercial yendo de aquí para allá quejándose a Calidad de que los pedidos NO salen, a Producción de que los plazos son muy largos y no se cumplen las fechas de entrega acordadas con los clientes. «Así no hay quien trabaje¡¡.»
Cuánta energía desperdiciada.
Es la cultura del NO
La pregunta es
¿Qué beneficio obtengo permaneciendo en esta situación?
¡Te propongo un momento para la reflexión!
¿Qué es para ti una URGENCIA?
“Es una situación inesperada e imprevisible, poco frecuente y con un elevado impacto, que da lugar a una acción específica para darle solución”
Poco frecuente ¿sería una vez cada mes, cada dos meses?. Es decir ¿de 6 a 12 urgencias al año?. ¿Es un número razonable?
¿Podrían ser ejemplos de Urgencias?
- Un cliente importante tiene una nueva necesidad puntual, más allá de su planificación, le ha surgido de manera imprevista y necesita una solución inmediata.
- Un proveedor que ha tenido una incidencia grave y no puede servir la materia prima en el plazo previsto… sin suficiente stock de seguridad.
- Una avería inesperada de maquinaria, al margen del plan preventivo establecido….
- Una inundación….
También hay que decir que actualmente nos encontramos con
- Un mercado cada vez más volátil y una elevada incertidumbre, tanto si crecemos mucho como si estamos perdiendo cuota de mercado.
- Están apareciendo nuevos competidores, nuevos productos o servicios y cada vez se reducen más los márgenes de ventas.
- Mediante benchmarking detecto que las preferencias de mis clientes se están movilizando hacia otras propuestas de valor.
- Los ciclos de vida son cada vez más cortos y requieren cambios constantes e iniciativas innovadoras.
- Necesito responder a la eterna pregunta: ¿Cómo consigo diferenciarme de mis competidores?.
En definitiva estamos describiendo la REALIDAD actual en la que se desenvuelven las organizaciones
Trabajar por URGENCIAS es la constatación más evidente de que mi empresa necesita cambiar, prepararse para afrontar su día a día y los retos a los que se enfrenta actualmente y los que surgirán en el FUTURO.
Si me encuentro en esa situación, si sistemáticamente mi equipo actúa viviendo en un entorno de urgencia permanente es el momento de revisar mi modelo de Organización.
¡¡Planearme cómo avanzar!!
En primer lugar aceptar que lo que describo como urgencias son, en realidad, la manera de trabajar, la cultura de mi empresa.
Y que si continúo reaccionando de la misma manera el resultado que obtendré también será el mismo.
La pregunta es
¿Qué he de modificar en mi empresa para superar las Urgencias?
Hay un FUTURO más allá de la urgencia.
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